Disseny d'estructures organitzatives és una metodologia pas a pas que identifica aspectes disfuncionals del flux de treball, procediments i sistemes, els reajusta a les realitats i objectius empresarials actuals i, a continuació, desenvolupa plans per implementar nous canvis. El procés està orientat a millorar tant els aspectes tècnics com de personal del negoci.
Per a la majoria d'empreses, el procés de disseny es tradueix en una millora més gran de l'organització, els resultats (rendibilitat, atenció al client, operacions internes) i els empleats que estan empoderats i compromesos amb el negoci.
El segell distintiu del procés de disseny és un enfocament integral i holístic de la millora organitzativa que afecta tots els aspectes de la vida corporativa, de manera que podeu obtenir els següents beneficis quan desenvolupeu la metodologia adequada:
- Gran servei al client.
- Augmentar la rendibilitat.
- Disminució del funcionamentdespeses.
- Millora de l'eficiència i el temps del cicle.
- Una cultura d'empleats dedicats i compromesos.
- Una estratègia clara per gestionar i fer créixer el vostre negoci.
El disseny fa referència a la integració de persones amb processos, tecnologies i sistemes empresarials bàsics. Una organització ben dissenyada garanteix que la forma de l'empresa sigui coherent amb el seu propòsit o estratègia, compleixi els reptes associats a les realitats del negoci i augmenta considerablement la probabilitat que els esforços col·lectius de les persones tinguin èxit..
A mesura que les empreses creixen i els reptes de l'entorn extern es tornen més complexos, els processos, estructures i sistemes empresarials que abans van funcionar es converteixen en barreres per a l'eficiència, el servei al client, la moral dels empleats i la rendibilitat financera.
Les organitzacions que no actualitzen periòdicament pateixen símptomes com ara:
- Flux de treball ineficient sense desglossaments i passos de valor afegit.
- Excés d'esforç ("no tenim temps per fer-ho bé, però tenim temps per tornar-ho a fer")
- Obra fragmentada amb poca atenció al bé general.
- Manca de coneixement i orientació al client.
- Manca de responsabilitat ("No és la meva feina").
- Cobrir i culpar en lloc d'identificar i resoldre problemes.
- Retards en la presa de decisions.
- La gent no té la informació ni l'autoritat per resoldre problemes.
- La direcció, no la primera línia, és la responsable de resoldre els problemes quan les coses van malament.
- Cal molthora de fer alguna cosa.
- Els sistemes estan mal definits o reforcen el mal comportament.
- Desconfiança entre els treballadors i la direcció.
Mètodes utilitzats
És important tenir en compte que hi ha diferents sistemes d'interacció. Tot i que el procés de disseny d'estructures organitzatives és adaptable a la mida, complexitat i necessitats de qualsevol empresa, no es limita a les demandes internes de la direcció superior. Cada camí de solució es treballa individualment. El sistema en si es basa en els mètodes següents, que s'enumeren a continuació.
1. Carta del procés de planificació
Com a alts executius, us heu reunit per discutir els resultats empresarials actuals, l'estat de l'empresa, els requisits mediambientals i la necessitat d'embarcar-vos en aquest procés. Quines són les properes accions? Establiu una carta per al procés de disseny organitzatiu. Inclou la "raó del canvi", els resultats desitjats, l'abast, l'assignació de recursos, el calendari, la participació, l'estratègia de comunicació i altres paràmetres que guiaran el projecte.
De tant en tant, la direcció pot passar per un procés de planificació estratègica o per un procés de desenvolupament de l'equip abans d'iniciar una iniciativa de canvi de projecte, depenent de la claredat que entenguin la seva estratègia i del bé que treballin junts com a equip.
2. Desenvolupament de noves polítiques
L'equip directiu (o altres que hagin estat convidats a participar en el procés) miren endavant i dissenyen l'organitzacióestructures que inclouen recomanacions per a un "futur ideal". En aquest nivell, els passos d'aquest procés inclouen:
- Determineu el vostre principi organitzatiu principal.
- Optimització dels processos de negoci bàsics que generen ingressos o resultats per als clients.
- Documentació i estandardització de procediments.
- Organitzar les persones al voltant dels processos bàsics. Determinació del nombre de personal necessari per a l'obra principal.
- Definir tasques, funcions i habilitats. Quines són les mètriques de rendiment de cada funció de l'equip? Com se'ls jutja i es responsabilitza?
- Identifiqueu les necessitats d'equip, disseny i personal per a diversos equips i departaments de l'organització.
- Definiu els recursos de suport (finances, vendes, personal), la missió, el personal i on s'han d'ubicar.
- Definiu una estructura de govern que proporcioni suport estratègic, de coordinació i operatiu.
- Millora dels sistemes de coordinació i desenvolupament (contratació, formació, remuneració, intercanvi d'informació, establiment d'objectius).
En algun moment, el procés de disseny es converteix en planificació de la transició a mesura que s'estableixen dates crítiques d'implementació i es creen plans d'acció específics per a la implementació del nou projecte.
I una part clau d'aquest pas és comunicar el progrés a altres membres de l'organització. S'ha desenvolupat un pla de comunicació que educa la gent sobre el que està passant. L'educació aporta consciència i inclusióde cadascun - fins al començament de les obligacions.
3. Implementació del projecte
Ara la tasca és donar vida al projecte. Els mètodes per dissenyar estructures organitzatives han d'incloure sempre elements d'implementació. Sense ells, les tasques no s'executaran. Les persones s'organitzen en grups de treball naturals que aprenen el nou pla, les habilitats d'equip i la formació de grups d'iniciativa. S'exploren nous llocs de treball i s'estableixen noves relacions dins i fora de la unitat.
S'estan reordenant equips i mitjans tècnics. S'han modificat i ajustat els sistemes de remuneració, els sistemes de millora del rendiment, l'intercanvi d'informació, la presa de decisions i els sistemes de gestió. Una part d'això es pot fer ràpidament. Algunes empreses poden requerir més detalls i s'implementaran durant un període de temps més llarg.
Directrius
Els mètodes de disseny organitzatiu realitzen diverses funcions empresarials. Estan dissenyats per satisfer motius específics. També s'han de fer esforços per alinear l'estructura organitzativa amb les necessitats canviants. Un bon sistema no només facilita la comunicació, sinó que també aporta eficiència en diferents segments. Per tant, en el desenvolupament, és important parar atenció als principis.
1. Fomentant l'eficiència
Dissenyar l'estructura organitzativa d'una empresa inclou alguns elements positius per als empleats. Com a resposta, podeu obtenir una resposta positiva dels empleats. L'objectiu principal de l'estructura organitzativa és donar eficiència a les diferents funcions. El treball sistemàtic no deixarà res a l'atzar i cada acció es coordinarà per dur-la al màxim.
Els membres d'una organització s'esforcen per maximitzar la producció de béns i serveis a partir de recursos determinats. S'està fent un esforç sistemàtic, racional i coordinat per controlar els diferents residus i pèrdues. S'han desenvolupat diversos models organitzatius per garantir l'eficiència de les operacions. Estan decidits a assolir els seus objectius.
2. Comunicació
Dissenyar l'estructura organitzativa d'una empresa inclou el moment de crear contactes a tots els departaments. La comunicació és el problema número u de totes les organitzacions. Una bona estructura proporciona un canal adequat de comunicació entre les persones que treballen en una organització. Les relacions d'informació establertes, i la jerarquia dels que informen, també s'indiquen en una bona estructura. És necessari un procés de comunicació horitzontal, vertical i lateral, i això es fa mitjançant una estructura ben planificada.
3. Ús òptim dels recursos
L'assignació adequada dels recursos també ajuda en el seu ús òptim. Dissenyar l'estructura organitzativa de l'organització assigna un lloc més important a les activitats per aconseguir objectius comuns. Els esdeveniments es col·loquen segons la seva importància en el sistema i es fan les recomanacions adequades per assignar els recursos. L'assignació òptima d'actius és essencial per al creixement empresarial.
4. Satisfacció laboral
Bédissenyar l'estructura organitzativa d'una organització garanteix que els deures i les responsabilitats de les diferents persones que treballen en l'empresa estiguin clarament assignades. Els llocs de treball es distribueixen segons els seus coneixements, experiència i especialització. La gent té l'oportunitat d'explicar el seu treball. Quan la gent pot treballar dins dels límits, hi haurà satisfacció laboral.
5. Pensament creatiu
Els principis de disseny d'estructures organitzatives poden incloure l'element planificar i dur a terme el seu treball lliurement. Permet a l'individu pensar i desenvolupar noves i millors maneres d'aconseguir les tasques que té entre mans. L'estructura organitzativa intenta situar les persones als llocs on són més adients. Moltes persones han contribuït al desenvolupament del pensament directiu mitjançant la seva creativitat en una part concreta de l'empresa.
6. Facilitat de gestió
Els principis de disseny d'estructures organitzatives també es basen en l'optimització d'aquest procés. Hi ha molta gent treballant al negoci. La seva funció s'hauria de definir i les responsabilitats assignades segons els requisits de l'organització. Una bona estructura ajudarà a establir relacions entre persones que treballen en diferents llocs. El sistema organitzatiu és el mecanisme pel qual la direcció dirigeix, coordina i controla les activitats de diverses persones.
Una estructura ben pensada ajudarà tant a la gestió com a la gestió del negoci. Es garanteix que no es deixi cap activitat desatesa i es distribueix el treballsegons les capacitats de les persones que la duen a terme. Els passos de disseny organitzatiu ben pensats són una gran ajuda per a una bona gestió. Considereu-los.
Fases de disseny
El sistema que s'està creant ha de complir els requisits de l'empresa. Això ha de garantir que la força de treball s'utilitza de manera òptima i les diferents funcions s'han de realitzar correctament. Calen relacions harmonioses entre persones en diferents posicions. El disseny estructural és una tasca important que cal tenir en compte amb cura. A continuació s'enumeren els punts principals sobre els quals s'està desenvolupant una planificació completa.
Pas 1: definició d'activitats
S'han de definir les accions a dur a terme per assolir els objectius de l'empresa. També cal definir les funcions que s'han de realitzar per assolir els diferents objectius, i les accions associades a aquestes funcions. Sense aquesta etapa de disseny de l'estructura organitzativa, els directius no podran obtenir el resultat desitjat.
Les activitats principals es divideixen en una sèrie de subtipus de cada indústria. A l'hora de definir les espècies, cal tenir en compte que cap d'elles ha escapat a la duplicació d'activitats, i les diferents funcions es duen a terme de manera coordinada.
Pas 2: agrupació d'activitats
Les activitats molt relacionades i similars s'agrupen per departaments i indústries. La coordinació entre activitats només es pot aconseguir mitjançant una acumulació adequada. Vistes agrupadesles activitats es poden assignar a diferents llocs. Donar instruccions a les persones crea autoritat i responsabilitat. Aquest factor en el disseny d'estructures organitzatives us permet augmentar la importància d'un determinat empleat. Es delega l'autoritat als nivells inferiors de diversos departaments i s'estableixen responsabilitats.
Fase 3: delegació d'autoritats
La delegació és un procés administratiu on les persones fan alguna cosa diferent fent-les responsables. Quan es creen diferents llocs de treball en una organització, a aquestes persones se'ls assigna una feina. Per fer la feina, necessites autoritat. Les competències es deleguen a diferents persones d'acord amb la distribució de responsabilitats. L'etapa final del disseny de l'estructura de gestió organitzativa hauria de reflectir-ho clarament. En el procés d'assignació de tasques, es crea autoritat a l'organització, un sistema que determina qui interactuarà formalment amb qui.
Característiques d'un bon sistema
Dissenyar una estructura organitzativa suggereix que el dispositiu creat ha de satisfer les diferents necessitats i requisits de l'empresa. Cal tenir en compte que cada empresa té la seva pròpia forma de gestió única. Si considerem les característiques com un tot, resumint, tindran un aspecte com el següent.
1. Esborra la línia d'autoritat
Els conceptes bàsics per dissenyar estructures de govern organitzacional comencen amb la creació d'una jerarquia bàsica. Hi ha d'haver una línia clara d'autoritat de d alt a baix. La transferència de competències s'ha de dur a terme per etapes i d'acord amb la naturalesa del treball assignat. Tot enles organitzacions han de tenir una comprensió completa del treball i l'autoritat delegada a una persona concreta. En absència d'aquesta claredat, hi haurà confusió, disputes i conflictes.
2. Delegació d'autoritat adequada
Les tasques de disseny d'estructures organitzatives inclouen, a més, una distribució competent de responsabilitats. La delegació d'autoritat ha de ser coherent amb la responsabilitat establerta.
Si no hi ha prou potència per rebre la tasca assignada, la feina no es completarà. De vegades, els directius assignen tasques als subordinats sense donar-los l'autoritat adequada, cosa que indica una manca de presa de decisions per part seva. Les tasques inadequades crearan problemes per als subordinats perquè és possible que no puguin complir el requisit establert.
3. Menys nivells de gestió
Els elements de disseny d'una estructura organitzativa haurien d'evitar patrons complexos. En la mesura del possible, cal reduir, però amb límits raonables, els nivells de gestió. Com més gran sigui el nombre d'aquests nivells, més gran serà el retard en l'accés. La transferència de decisions de d alt a baix trigarà més temps.
De la mateixa manera, la informació dels nivells inferiors trigarà molt de temps a arribar al cim. El nombre de nivells de gestió depèn de la naturalesa i escala de les operacions. No es pot especificar un nombre específic d'estructures per a cada problema, però s'ha de fer un esforç per reduir-les al mínim. Aquesta optimització reduirà els costostemps.
4. Interval de control
El procés de disseny d'estructures de govern organitzacional també hauria d'incloure funcions de supervisió. El grau de supervisió fa referència al nombre de persones que un directiu pot supervisar directament. Una persona només hauria de fer un seguiment del nombre de subordinats amb qui es pot comunicar directament.
El nombre de persones a supervisar no es pot establir de manera universal perquè dependrà de la naturalesa del treball. S'han de fer esforços per mantenir un grup ben gestionat sota vigilància, en cas contrari, hi haurà ineficiència i un rendiment deficient.
5. Senzillesa i flexibilitat
Els enfocaments per dissenyar estructures organitzatives no s'han de complicar. No hauríeu d'afegir nivells de control innecessaris. Una bona estructura ha d'evitar ambigüitat i confusió. El sistema també ha de ser flexible per adaptar-se a les necessitats canviants.
Es pot produir una ampliació o diversificació, la qual cosa requeriria una reclassificació de deures i responsabilitats. L'estructura organitzativa ha de ser capaç d'incorporar nous canvis sense ajustar els elements bàsics. Això us permetrà no canviar totes les disposicions introduïdes anteriorment.
Elements bàsics
L'anàlisi del disseny organitzatiu hauria de mostrar l'estratègia de desplegament del talent de l'empresa. Que aquest desplegament assoleixi l'objectiu empresarial depèn en part de la força del sistema intern global. El disseny organitzatiu crea relacions de treball entre les persones, estableix límits de responsabilitat idetermina qui és responsable davant de qui.
Hi ha diverses maneres d'estructurar una empresa. Els principis correctes per al disseny de les estructures de gestió organitzativa sorgeixen de les necessitats i aspiracions de l'empresa. A partir d'això, promocionen les persones adequades.
1. Estratègia
El millor enfocament del disseny organitzatiu té en compte els plans estratègics de l'empresa. Aquestes activitats, per la seva banda, segueixen la visió de l'empresa. Missió: la raó de l'existència d'una empresa: la seva finalitat.
La visió és el màxim assoliment de l'empresa, l'execució de les tasques establertes. Tota estratègia intenta fer realitat la visió, i l'estructura organitzativa ha de donar suport a aquests esforços. Per exemple, una empresa que ha decidit expandir-se als mercats estrangers pot consolidar-se en divisions geogràfiques. Els canvis en l'estratègia requereixen un disseny estructural actualitzat
2. Factors ambientals
Els dissenyadors organitzatius no poden ignorar l'entorn empresarial en què treballen els empleats. Un sistema impredictible i que canvia ràpidament requereix flexibilitat, adaptabilitat i cooperació entre agències.
En aquesta situació, el disseny de l'estructura organitzativa de la direcció d'una empresa de tipus mecànic limitarà la destresa i la capacitat de resposta del personal. En canvi, els desenvolupadors poden crear un sistema orgànic i horitzontal que anivelli els nivells de govern i descentralitzi la presa de decisions. Al mateix temps, un entorn estable permet l'ús de controls, tasques ben definides i autoritat centralitzada en una estructura mecanicista.amb els seus nivells verticals de poder creixent.
3. Mida de l'empresa
Les petites empreses amb poca gent sovint tenen diferents rols, són informals i no escriuen moltes regles. Com que l'empresa sorgeix orgànicament, seria un error intentar imposar-li una estructura formal i mecanicista. El disseny de l'estructura organitzativa i del sistema en aquest cas no hauria d'incloure elements imperatius i conservadors de la realització d'activitats internes.
Aquesta seria una acció inútil. A més, una burocràcia innecessària pot interferir amb les operacions. Les grans organitzacions necessiten més control i supervisió. Una estructura mecanicista crea responsabilitat i rendició de comptes clares i, per tant, és adequada per a empreses amb un gran nombre d'empleats.
4. Edat de l'empresa
Al principi de la vida d'una empresa, la seva petita mida proporciona qualitats estructurals orgàniques que afavoreixen la flexibilitat i l'agilitat. A mesura que l'empresa es desenvolupa i s'expandeix, comença:
- mecanitza afegint regles, polítiques i procediments;
- estableix objectius clarament definits;
- implementeu amplis sistemes de control intern i cadenes de comandament.
En resum, la maduresa genera burocràcia. Com més antiga sigui l'empresa, més probable és que el sistema intern es torni difícil de manejar, creant una barrera per a la innovació, l'adaptabilitat i les respostes ràpides. El procés de disseny organitzatiu ha de tenir en compte fins a quin punt l'antiga empresa necessita reestructurar-se per reduir-nesistema mecanitzat. En cas contrari, poden sorgir problemes greus de gestió i de personal.
Projectes estructurals
Els dissenys estructurals tenen els seus avantatges i contres, de manera que els dissenyadors han de tenir en compte cada pas. Dos temes comuns aquí són les divisions funcionals i divisionals. L'estructura funcional crea departaments segons activitats com ara producció, màrqueting i finances.
Les activitats agrupades augmenten l'eficiència, però poden crear barreres entre departaments. L'estructura de divisions agrupa les persones segons el producte, el client o la ubicació geogràfica, creant de manera efectiva petites empreses amb les seves pròpies capacitats de màrqueting, financeres i de fabricació. Això manté els departaments centrats i sensibles, però duplica l'activitat empresarial entre departaments i dins de l'empresa en conjunt.
Esquema de tipus de control
L'organigrama és una representació visual d'un tipus de disseny formal. El pla mostra l'estructura de l'organització, les relacions i els nivells relatius de posicions a cada sector. Ajuda a organitzar el lloc de treball indicant la direcció del control dels subordinats.
Fins i tot una petita empresa unipersonal pot utilitzar algun tipus d'organigrama per veure quines funcions s'han de fer. Aquesta planificació i visió estructura el treball i ajuda a realitzar totes les tasques i resoldre problemes de comunicació emergents.problemes.
Els organigrames ofereixen els avantatges següents:
- Comunica de manera eficaç la informació corporativa, de servei i d'organització.
- Permetre als gestors prendre decisions sobre recursos, proporcionar una base per a la gestió del canvi i comunicar informació operativa a tota l'organització.
- Tot el que fa referència al negoci hauria de passar d'una manera transparent i previsible.
- Ofereix un reemplaçament ràpid de les jerarquies empresarials formals.
- Diu a tots els membres de l'organització qui és responsable de què i qui informa a qui.
per descomptat, hi ha algunes restriccions a les vistes de disseny organitzatiu:
- Són estàtiques i inflexibles, sovint obsoletes a mesura que les empreses canvien i passen per fases de creixement.
- No ajuden a entendre què està passant realment en una organització informal. La realitat és que les organitzacions sovint són força caòtiques.
- No poden fer front als límits de l'empresa canviants a causa de la subcontractació, la tecnologia de la informació, les aliances estratègiques i l'economia de xarxa.
En les primeres etapes, una empresa pot decidir no establir una estructura organitzativa formal. Tanmateix, l'empresa ha d'existir fins i tot sense un pla clarament definit perquè el curs de desenvolupament tingui èxit. La majoria de les petites empreses troben útils els organigrames, ja que ajuden el propietari o el gestor a fer un seguiment del creixement i dels canvis en cada sector i direcció.
Conclusió
Aquest enfocament de disseny comporta millores significatives en la qualitat, el servei al client,temps de cicle, reducció de la rotació i absentisme, augment de la productivitat d'un 25 a almenys un 50%. La bona notícia és que el pla es pot utilitzar per a gairebé qualsevol tipus i mida de negoci. El temps necessari per completar el disseny varia en funció de la naturalesa, la mida i els recursos de l'empresa. Els projectes grans i complexos es poden completar en pocs dies. Les petites empreses requereixen molt menys temps i recursos.
