Auditoria interna: què és?

2024 Autora: Angel Austin | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 05:19

El control intern i l'auditoria haurien d'ocupar un lloc privilegiat en qualsevol empresa que tingui recursos limitats i no vulgui fer fallida. A la immensitat de Rússia, aquest aspecte no perd la seva rellevància tant en termes legislatius com institucionals i professionals. Aleshores, què és una organització d'auditoria interna?

Tractament de la terminologia

Fem atenció als conceptes bàsics i en primer lloc analitzarem què és una auditoria interna. Aquesta frase s'utilitza per designar activitats regulades per documents interns de l'organització per controlar diversos aspectes del treball de l'estructura i les unitats de gestió, que es duen a terme per representants de l'organisme autoritzat en el marc establert.

El consumidor final d'informació pot ser un consell d'administració, una junta general d'accionistes o membres d'una empresa, un òrgan executiu, etc.

L'objectiu que es persegueix és ajudar l'enllaç de gestió a controlar de manera eficaç els diferents elements del sistema. La tasca principal -proporcionar informació fiable sobre diferents temes d'interès. Els auditors interns realitzen funcions generals:

1. Avaluar l'adequació dels sistemes de control. Això significa fer comprovacions dels enllaços, oferir propostes raonades i raonables destinades a eliminar les deficiències identificades, així com preparar recomanacions per augmentar l'eficiència de la gestió.
2. Avaluació del rendiment. Implica la presentació d'avaluacions pericials per a diversos aspectes del funcionament de les organitzacions, així com la presentació de propostes raonades pel que fa a la seva millora.

Diversitat d'espècies

Què pot ser un sistema d'auditoria interna? Ress altat:

1. Auditoria funcional del/s sistema/s de gestió. Es realitza per tal d'avaluar la productivitat i l'eficiència de qualsevol sector de l'activitat econòmica.
2. Auditoria multifuncional. Avalua la qualitat de l'acompliment de diverses tasques, així com la interconnexió i la interacció al país.
3. Auditoria organitzativa i tecnològica del/s sistema/s de gestió. Es mostra en l'exercici de control sobre diferents enllaços. Tot allò relacionat amb la gestió té interès. Es presta especial atenció a la racionalitat tecnològica i/o organitzativa.
4. Auditoria d'activitats. Implica fer una enquesta objectiva i una anàlisi exhaustiva de totes les àrees de treball i projectes en curs per tal d'identificar oportunitats de millora. A més,es pot posar en marxa la verificació dels elements que vinculen l'organització amb l'entorn extern. Alguns exemples inclouen connexions professionals, imatge i similars. Aquí, els auditors s'enfronten a la qüestió de trobar els punts forts i febles del treball de l'organització i avaluar l'estabilitat de la seva posició en sistemes d'ordre superior i les perspectives de desenvolupament i creixement.
5. Si es realitza una auditoria simultàniament sobre els quatre punts anteriors, es designa com una auditoria integral del sistema de gestió de l'organització.
6. Comprovació del compliment de la normativa. En aquest cas, s'estableix si es compleixen les lleis, reglaments i instruccions dels òrgans de direcció de l'estructura organitzativa.
7. Comprovació d'adequació. Implica l'exercici del control de l'activitat dels funcionaris pel que fa a la seva racionalitat, raonabilitat, conveniència, utilitat, validesa de les seves decisions.

Aspecte teòric de la construcció del sistema

Així que hem considerat els punts teòrics. Però, com es forma el servei d'auditoria interna? Inicialment, l'administració desenvolupa la política i els procediments executables de l'empresa. Però el personal no sempre els entén, sovint simplement els ignora i, de vegades, els directius no tenen prou temps per comprovar i detectar les mancances de manera oportuna. És amb aquesta finalitat que es crea el servei d'auditoria interna. La seva tasca és ajudar els directius en matèria de control, proporcionar protecció contra l'abús d'ofici i els errors, identificar àrees de risc i treball.sobre l'eliminació de futures carències o mancances. A més, poden ajudar a identificar i eliminar les debilitats dels sistemes de gestió. Tot això s'ha de discutir amb les màximes autoritats, de les quals es recull la informació.

Fases de la construcció d'un sistema

Diguem que hem de garantir una auditoria interna completa i d' alta qualitat a l'empresa. Per fer-ho, hauríeu d'organitzar un procés en diverses etapes, que inclou els passos següents:

1. Anàlisi crítica seguida d'una comparació dels objectius econòmics definits prèviament del funcionament de l'organització, l'estratègia i la tàctica de l'estructura, el curs d'actuació adoptat, les oportunitats.
2. Desenvolupar i documentar un concepte de negoci millorat que reflecteixi totes les necessitats i necessitats. També hauria de preveure un conjunt de mesures que permetin implementar-lo i desenvolupar-lo amb èxit en el futur. A més, cal parar atenció als punts més importants. Per a ells, es poden elaborar disposicions separades que afecten les polítiques de personal, comptabilitat, subministrament, màrqueting, innovació, producció i tecnologia, financeres i d'inversió. S'han de basar en una anàlisi profunda de cada element i triar les opcions més adequades per a l'organització.
3. Anàlisi de l'eficàcia de l'estructura actual amb posterior ajust. S'està desenvolupant una disposició que afecta l'estructura organitzativa, en la qual cal descriure tots els enllaços organitzatius, indicant-ne els administratius, funcionals i metodològics.subordinació, àmbits d'activitat, funcions desenvolupades, reglaments de relacions. També es crea un esquema de flux de treball.
4. Establiment d'una unitat d'auditoria interna.
5. Desenvolupament de procediments estàndard. Preveu la creació d'instruccions formals per al control d'operacions econòmiques i financeres específiques. Són necessaris per avaluar el nivell de qualitat (fiabilitat) de la informació, la gestió eficaç dels recursos i la racionalització de les relacions entre especialistes.

Per què és necessari el control intern i l'auditoria?

La conveniència d'aquesta decisió es pot expressar en les tesis següents:

1. Permet que l'òrgan executiu garanteixi un control efectiu sobre les divisions individuals de l'organització.
2. Les comprovacions i anàlisis dirigides realitzades pels auditors permeten identificar les reserves de producció i establir les bases per augmentar l'eficiència, així com les àrees de desenvolupament més prometedores.
3. Especialistes sobre les espatlles dels quals l'exercici del control exerceixen sovint funcions d'assessorament en relació amb els serveis comptables i financers i econòmics, així com els funcionaris de l'organització principal, les seves sucursals i filials.

En aquests casos, per regla general, s'utilitza un esquema general per garantir la màxima cobertura i eficàcia. Sembla una cosa així:

1. S'identifica i defineix clarament el ventall específic de qüestions que ha d'abordar el departament d'auditoria interna. Per a ells es crea un sistema d'objectius corresponentspolítica de l'empresa.
2. Es determinen les principals funcions necessàries per assolir els objectius.
3. Combinar el mateix tipus d'indicadors en grups, i crear sobre la seva base unitats estructurals especialitzades en el seu processament, implementació i consecució.
4. S'està desenvolupant un esquema de relacions que defineix deures, drets i responsabilitats. Això s'ha d'elaborar per a cada unitat estructural, documentant-ne el resultat a la normativa i les descripcions de llocs de treball.
5. La connexió de tots els elements del sistema en un sol tot. Determinació de l'estat de l'organització.
6. Integració del departament d'auditoria interna a altres parts de l'estructura de gestió empresarial.
7. Desenvolupament d'estàndards de treball interns.

Després d'això, podem parlar de la realització d'una auditoria interna.

Sobre principis i requisits

Què s'ha de fer per aconseguir un sistema eficient? Per fer-ho, cal vetllar pel compliment dels següents punts:

1. El principi de responsabilitat. S'estableix que quan hi ha una auditoria interna, la persona (grup de persones) que realitza l'auditoria ha d'assumir la responsabilitat disciplinària, administrativa i econòmica del compliment inadequat de les seves funcions.
2. El principi de l'equilibri. Inextricablement lligat a l'anterior. Afirma que no se li pot donar a l'auditor funcions de control sense disposar dels mitjans per dur-les a terme. A més, no s'ha d'emetre res addicional que no s'utilitzi en l'activitat laboral.
3. El principi de la notificació oportuna de les desviacions. Assegura que qualsevol informació addicional que es reveli durant el període en què s'està duent a terme una auditoria interna s'ha de traslladar a l'enllaç de gestió el més aviat possible. Si no es compleix aquest requisit i les desviacions no desitjades s'agreugen, es perd el significat mateix del control.
4. Principi de correspondència entre sistemes gestionats i de govern. Afirma que el sistema de control ha de ser prou flexible per permetre una verificació de dades eficaç i adequada.
5. El principi de complexitat. Diu que el control intern i l'auditoria complets haurien de cobrir objectes de diferents tipus.
6. El principi de separació de funcions. Preveu la divisió de funcions entre especialistes de manera que minimitzin l'abús de poder i no permetin que els individus ocultin fets problemàtics.
7. El principi d'aprovació i permís. Disposa que s'ha de garantir la coordinació formal de totes les operacions financeres i econòmiques en curs per part dels funcionaris corresponents dins de les seves competències.

Requisits bàsics per a l'èxit

Ja hem cobert prou bé l'auditoria interna. Les qualitats necessàries per augmentar el nivell d'eficiència són:

1. Reclamació per infracció. Preveu la necessitat de crear condicions específiques que posin l'organització o el seu empleat (el seu grup) en desavantatge i estimulin l'eliminació de desviacions.
2. Evitar massa concentració dels controls primaris en una sola persona que podria provocar denúncies incorrectes i/o abusos.
3. Requereix l'interès de l'administració. S'ha de garantir la cooperació justa i mútua dels funcionaris de control i gestió.
4. Requisit d'idoneïtat (acceptabilitat) de la metodologia de control intern. Preveu que les metes i objectius han de ser racionals i convenients, així com la distribució de les funcions realitzades.
5. La demanda de millora i desenvolupament continus. Amb el temps, fins i tot els mètodes més avançats queden obsolets. Per tant, el sistema ha de ser flexible i adaptar-se a les noves tasques, fins i tot amb ajustos.
6. Requisit de prioritat. El control de les operacions menors no hauria de distreure's de les tasques realment importants.
7. Exclusió de passos de control innecessaris. Cal organitzar les activitats de manera racional, sense gastar fons ni mà d'obra addicionals.
8. Requisit de responsabilitat única. La demanda d'acció i observació ha de ser d'un únic centre (individual o grup específic).
9. El requisit de la regulació. L'eficàcia del sistema de supervisió interna depèn directament de quins problemes i quants problemes es preveia a la documentació reguladora.
10. Requisit per a una possible substitució funcional. Si una entitat de control intern s'ha retirat temporalment del procés de revisió, això no hauria d'afectar negativament els procediments ni interrompre les activitats.

Sobre l'eficiència i l'eficàcia

En comparar l'auditoria externa i interna, es formen dos camps significatius, cadascun amb la seva pròpia visió del que és més adequat. Avalen les seves posicions amb arguments força pesats. Així, una bona auditoria interna es pot basar en el coneixement dels mecanismes interns de l'organització i identificar molts punts potencialment perillosos o prometedors, mentre que la implicació d'especialistes externs permet minimitzar la simpatia personal i garantir la imparcialitat de l'auditoria. En general, cada organització, en funció de les circumstàncies, pren una decisió independent sobre quins serveis utilitzar, però correspon als directius millorar el resultat del seu treball.

Com millorar el rendiment del control intern?

Tots volem més amb menys recursos. És possible considerar el procés d'auditoria interna i augmentar-ne l'eficàcia? Bastant. Què cal fer per a això? L'opció més senzilla és desenvolupar normes ètiques i estàndards professionals. Si són adequades, una de les seves observacions permetrà aconseguir una alta qualitat de treball.

A més, l' alta direcció hauria d'auditar periòdicament el sistema de control intern. Què han de fer els inspectors? Quin és el seu retrat ideal? L'Institut d'Auditors Interns funciona als Estats Units des de 1941. A la Federació Russa, aquesta estructura tot just comença a sorgir, per la qual cosa fem servir l'experiència de col·legues estrangers. Institut d'Auditors Internsva emetre una sèrie de documents de recomanació, en què l'aposta principal és:

1. Independència. Implica l'exercici imparcial de les seves funcions i l'expressió de judicis objectius. Al mateix temps, no cal que confieu en els judicis dels companys.
2. Objectivitat. Aquest punt segueix directament de l'anterior. L'objectivitat requereix que el treball es faci amb habilitat i integritat. Quan elabora un informe, l'especialista ha de separar clarament els fets de les especulacions.
3. Fidelitat. Això implica que els auditors interns no haurien de participar conscientment en activitats inadequades o il·legals que puguin provocar que els resultats es desacreditin.
4. Responsabilitat. Se suposa que l'especialista ha de realitzar el treball únicament dins de les seves capacitats i competència professional. També ha de ser responsable de les seves accions.
5. Privadesa. S'ha de tenir cura en l'ús de la informació a la qual s'accedeix durant l'exercici del servei.

Exemple final

Aquest és el final de l'article. Ja hem mirat què són les auditories internes. Un exemple consolidarà els coneixements adquirits. Diguem que tenim una estructura comercial. De sobte, es comença a registrar una caiguda dels ingressos, tot i que la càrrega de treball i la facturació no han variat. Per esbrinar el motiu, comença una auditoria financera interna. Inicialment, hi ha un coneixement de la documentació que descriu el moviment de fons,operacions i similars. S'està estudiant la correcció del disseny i l'absència de signes de falsificació. Si en aquest cas no es pot trobar res sospitós, l'auditoria financera interna passa a l'etapa de conciliació de la situació real i la situació que es mostra a la documentació. A tall d'exemple, comprova al magatzem si realment existeixen els materials indicats, els espais en blanc, els equips. També es presta atenció als consumibles. Per tant, si un cotxe recorre 100 quilòmetres al dia i al mateix temps aconsegueix gastar 50 litres de gasolina, això hauria de ser sospitós. Cal estudiar detingudament tots els possibles aspectes de l'aparició d'escassetat, malbaratament i robatori. Un cop finalitzada l'auditoria interna, la documentació s'ha de presentar ràpidament a l' alta direcció per evitar l'agreujament dels problemes identificats i per facilitar l'adopció de les mesures correctives adequades i ràpides.