Què és una "reunió"? La paraula en si prové del protoeslau "consell", "veche". En aquells temps antics, els electes, normalment els representants més savis i experimentats de la societat, organitzaven la reunió. El seu propòsit era discutir un tema o problema determinat i prendre decisions que suposadament havien de resoldre el problema sorgit o regular l'ordre públic.
El Diccionari explicatiu de V. D. Dmitriev revela el significat de la paraula anomenada de la següent manera:
reunió
reunió n., s., utilitzat comp. sovint
Morfologia: (no) què? reunions, per què? reunió, (veure) què? reunió, què? reunió sobre què? sobre la reunió; què? reunions, (no) què? reunions, per què? reunions, (veure) què? reunions, què? reunions sobre què? sobre les reunions
1. Una reunió és una reunió de diverses persones per discutir conjuntament qüestions pràctiques i empresarials.
Reunió breu i important. matí,reunió urgent. A les 10.00 hores estava prevista una reunió de caps de departament. Es va celebrar una reunió de representants dels cercles empresarials a Moscou.
2. La reunió d' alt nivell a la premsa s'anomena reunió oficial i empresarial de caps d'estat.
3. En la pràctica judicial, una reunió s'anomena conversa tancada de jurats o jutges, on s'estableix la forma de la sentència per a l'acusat.
Al final del debat, el tribunal es va retirar per deliberar.
Una reunió: una pèrdua de temps o una eina eficaç per treballar amb el personal? Qui decideix qui, quan i amb quina finalitat participarà a la reunió? Intentem respondre aquestes i altres preguntes.
Objectiu de l'esdeveniment
Les reunions tenen diversos propòsits:
- Durant-la hi ha un intercanvi i transferència d'informació. Els ponents expliquen la seva pròpia història, informant i educant la resta de participants.
- Durant l'informe i el debat, totes les situacions o processos són avaluats pels assistents a la reunió. S'estan ajustant els criteris d'avaluació.
- Per a un líder, una reunió pot substituir tots els procediments d'avaluació, ja que el comportament d'un subordinat i les seves reaccions es poden utilitzar per jutjar la seva competència i implicació.
- Ajust competent de les accions i adopció de decisions i mesures efectives.
El cap decideix
Qui participarà en la reunió, la freqüència i la durada de les reunions, així com quina és la seva finalitat, decideix el responsable.
Depèn de la pregunta o el problema que ha provocat la necessitatcelebrant reunions. Per exemple, el director necessita una decisió col·legial: l'aprovació del pressupost. Envia un correu electrònic a tots els empleats que han de participar a la reunió amb el contingut aproximat:
- representants (llista de correu) assistiran a la reunió, així com personal clau d'una altra organització associada;
- tema: assignació pressupostària per al període;
- place - sala de reunions gran;
- data i hora: 2018-11-10, dissabte, inici a les 13:00 i final a les 13:50;
- llista de punts de l'ordre del dia, responsable de la intervenció, límit de temps per a cada tema adjunt.
Tipus i tipus de reunions
Les reunions són una potent eina de gestió. Entre ells es distingeixen:
- formal i informal;
- operacional, final, problemàtic;
- industrial, judicial, etc.;
- per nivell: planta, lideratge, caps d'estat i similars;
- reunions tancades i obertes;
- educatiu, informatiu, explicatiu;
- segons el mètode de comunicació: participació directa a la reunió, selector, videoconferència, etc.
L'eficàcia de la reunió depèn de l'organització de les reunions. S'ha de tenir en compte l'estructura de l'empresa, les especificitats de la interacció dels empleats, els mètodes de comunicació, l'ocupació de cadascun dels participants, la necessitat de resoldre problemes i la seva rellevància.
Operacional, final i problemàtic
Un treball en equip amb èxit significa constantinteracció de tots els enllaços amb la recepció de comentaris. Per fer-ho, per regla general, es fan reunions operatives a l'inici de la jornada laboral. "Violadors", "cinc minuts", "reunions de planador", "letuchki": així es diuen entre ells.
El taller comptarà amb la presència d'empleats designats pel supervisor immediat. La llista de temes tractats és estàndard: els resultats del dia passat, establir objectius per avui, etc. Aquestes reunions són de curta durada. Se celebren periòdicament, sobre els quals s'informa a tots els participants amb antelació.
Es convoquen reunions de concloure per parlar d'una gran quantitat de treball. Pot ser:
- període de temps: temporada, trimestre, regnat, etc.;
- finalització del pla, projecte, tasca.
S'estan fent preparatius minuciosos per a aquestes reunions. Es convida amb antelació a participar en la reunió sobre el tema final. Els participants són designats pel líder. També especifica la llista de materials necessaris per a una implementació exitosa. El temps està regulat tant per a cada actuació, com en general. La reunió queda gravada. Tots els participants han d'estar familiaritzats amb el contingut del protocol.
Les reunions amb problemes s'organitzen segons sigui necessari, per regla general, es tracta de circumstàncies de força major, situacions no planificades. La persona responsable de resoldre el problema us convida a participar en la reunió sobre el tema que s'ha plantejat. Els participants són designats pel líder. No s'ha fixat el temps. Com a resultat de la reunió, es planteja una solució al problema, es realitza una anàlisi de les causes de l'ocurrència,s'està elaborant una llista de mesures preventives. Cal registrar-se.
Invitació
"Si us plau, participeu a la reunió sobre el tema de…": així es llegeix habitualment el text de la carta d'invitació. A continuació, hauríeu d'especificar el tema principal, la data, el lloc, l'hora d'inici i finalització de la reunió. A continuació, enumera els problemes que es plantejaran durant la reunió. I marca les persones responsables de cada element. No serà superflu indicar el temps límit per parlar de cadascuna de les preguntes. Les preguntes s'ordenen per ordre d'importància de la solució.
Possibles errors de reunió
Tothom que participi en la reunió és responsable de la seva èxit i eficàcia. Enumerem els errors típics de participació, organització i conducta:
- absència, inadequació, inexactitud en la formulació de l'objectiu de la reunió;
- preparació insuficient;
- absència o menyspreu de la normativa;
- formalització, sense necessitat de reunió;
- Notificació intempestiva, temps insuficient per preparar-se.
Disminueix l'eficiència de les reunions i els retards habituals.
Mètodes d'implementació
Cada congregació té:
- El tema és el seu propòsit, les qüestions i els problemes tractats.
- L'objectiu són els que assistiran a la reunió, gent.
L'elecció del mètode de direcció depèn de quin sigui el subjecte i l'objecte. Enumerem els principals:
- informe;
- intercanviinformació o opinions;
- pluja d'idees;
- debat.
