La comunicació és essencial per a l'èxit de qualsevol organització. Aquesta és una mena de "sistema circulatori" de qualsevol empresa. Els executius d'èxit, els alts directius i els professionals competents han aconseguit l'èxit en gran part gràcies a les habilitats comunicatives. Com enfortir i desenvolupar simultàniament les comunicacions interpersonals, grupals i organitzatives es descriu amb detall al nostre article.
Procés de comunicació: què és?
La comunicació és un procediment d'intercanvi d'informació, sobre la base del qual el gerent adquireix la informació necessària per prendre decisions efectives, i també porta les decisions preses als empleats de l'empresa. En el cas d'un rendiment comunicatiu deficient, les decisions poden resultar errònies. La gent no entendrà bé què els exigeixen les autoritats, i això està ple d'una ruptura en les relacions interpersonals. L'eficàcia dels processos de comunicació sovint ve determinada perla qualitat de les decisions i com s'implementaran en el futur.
La informació té un paper especial en la implementació de les comunicacions interpersonals i organitzatives. Aquest és el resultat de la comunicació, la manifestació externa del procediment comunicatiu. La informació ocupa un lloc especial en el comportament verbal d'una persona. Passa d'un tema a un altre. Al mateix temps, persones, grups o organitzacions senceres poden actuar com a subjectes aquí.
La comunicació es pot fer transmetent idees, opinions, habilitats, fets, percepcions o sensacions. Requereix obtenir la resposta desitjada com a resposta. Al mateix temps, cal tenir en compte que el sistema de comunicació i informació organitzativa són fenòmens diferents, encara que estan interconnectats. Així, la comunicació no és només allò que es transmet, sinó també com es transmet aquest “alguna cosa”. La informació només és una part integral del procés de comunicació.
Sistema de comunicació organitzacional
La comunicació és un procés en què dues o més persones intercanvien determinada informació. L'objectiu principal de la comunicació organitzativa és aconseguir una comprensió de la informació a intercanviar. Després de tot, el fet mateix de l'intercanvi no garanteix l'èxit del procediment implementat.
El sistema de comunicació organitzacional consta de diverses assignatures:
- remitent: una persona que genera una idea o selecciona informació per a la transmissió;
- canal: un mitjà per transmetre un conjunt d'informació;
- destinatari: la persona que rep la informació i la interpreta;
- missatges: informació directa codificada en una sèrie de caràcters específics.
El remitent i el destinatari són les dues entitats principals. Durant el procés de comunicació, passen per diverses etapes interrelacionades. La seva tasca és compondre un missatge i utilitzar un canal per transmetre'l de manera que ambdues parts interpretin la idea original de la mateixa manera. Aquesta és una tasca força difícil, ja que cada pas posterior pot distorsionar el significat de la idea.
Les quatre etapes de la comunicació interpersonal i organitzativa es veuen així:
- generant una idea;
- codificació i selecció del canal de transmissió d'informació desitjat;
- transmissió d'informació;
- decodificació.
Una mica més sobre cada pas.
Elements de comunicació
Sovint, el procediment de comunicació pot trigar només un parell de segons i, per tant, és bastant difícil identificar-hi algunes etapes específiques. No obstant això, els sociòlegs van identificar i analitzar quatre etapes principals del procés de comunicació.
La primera etapa s'anomena generació d'idees. La comunicació organitzativa és un procediment que comença amb la formulació d'una determinada informació. El remitent resol el problema enviant un missatge. Sovint, aquests intents fracassen ja en la primera etapa, ja que el remitent no dedica prou temps a pensar en la idea.
Molts experts en destaquen la importància, fins i tot la predominantvalor de la primera etapa. "No comencis a parlar abans de començar a pensar", va dir una vegada Jefferson Davis, un heroi de la Guerra Civil Americana. Sempre has de pensar en la idea que vols transmetre al destinatari. Heu d'estar segur de la rellevància i l'adequació d'aquesta idea, així com de la situació i el propòsit concrets.
El segon pas s'anomena codificació i selecció de canals. La cultura organitzativa de la comunicació requereix la reformulació de la idea que l'emissor vol transmetre en determinats símbols. Pot ser paraules, gestos, entonacions o una altra cosa. És la codificació que converteix una idea en un missatge complet.
Per transmetre bé la idea, l'emissor ha d'escollir un canal compatible amb el tipus de caràcters que s'utilitzen per a la codificació. Els més coneguts són la parla, l'escriptura i diversos tipus de mitjans electrònics: enregistraments de vídeo, correu electrònic, ordinadors, etc. La transmissió de material no és possible si el canal no és adequat per a la forma física dels personatges seleccionats. També cal tenir en compte que l'eficàcia dels processos de comunicació es pot reduir si el canal no coincideix amb la idea desenvolupada en la primera etapa.
La tercera etapa del procediment de comunicació interpersonal, grupal o organitzativa és la transmissió directa d'informació. El remitent utilitza el canal per enviar el missatge: la idea codificada es transmet físicament.
Finalment, l'últim pas s'anomena descodificació. El receptor tradueix els caràcters rebuts composts per l'emissor apensaments propis. La finalització de la comunicació està relacionada amb la formulació de la idea per part dels dos subjectes del procés.
Tipus de comunicació
La comunicació organitzativa és un procés ampli i molt voluminós que conté molts elements diferents. Segons la classificació més habitual, el procediment comunicatiu es divideix en intern i extern. El procés extern és la interacció entre l'organització i l'entorn extern. A més, els factors externs influeixen molt en les activitats de l'organització.
Les empreses utilitzen diversos mitjans per comunicar-se amb els components del seu entorn extern. Els consumidors potencials existents reben la informació necessària mitjançant la publicitat o altres mitjans de promoció de béns. Aquí té una importància cabdal una determinada imatge que constitueix la imatge de l'organització.
El segon tipus de comunicació s'anomena interna. Es tracta d'enllaços intraorganitzatius entre diferents nivells i departaments. Poden ser formals o informals.
Els vincles de comunicació formals són fenòmens determinats per l'estructura organitzativa de l'empresa, la relació entre els nivells de gestió i les unitats funcionals. Les comunicacions informals són l'anomenat "canal de rumors". Els rumors no sempre es consideren informació inexacta. Els estudis mostren que més del 80% dels rumors organitzatius tenen una base d'esdeveniments molt real i ben fonamentada.
La comunicació organitzativa és el sistema més ampli de canals informals. Això pot incloure els tipus d'informació següents:
- canviar l'estructura organitzativa;
- properes promocions i transferències;
- detalls de disputes organitzatives;
- pròximes retallades de producció;
- reunions informals, etc.
Segons una altra classificació, l'estructura de les comunicacions organitzatives està formada per nivells. Així, els processos de transferència d'informació es poden implementar verticalment, és a dir, poden ser descendents i ascendents. El grup descendent de processos d'informació és la transferència d'informació d'un nivell superior a un altre inferior, per exemple, quan se li pregunta a un empleat sobre tasques, prioritats, resultats desitjats, etc. Les comunicacions ascendents es realitzen en forma de propostes, informes., notes explicatives, etc.
També cal destacar els processos de comunicació entre departaments, entre el grup de treball i les autoritats, els representants sindicals i la direcció, etc.
Tipus de barreres de comunicació
L'efectivitat d'una cultura de comunicació organitzativa es pot reduir notablement a causa de les anomenades barreres: barreres interpersonals. A nivell de sistema, es divideixen en diversos tipus.
La primera barrera pot ser deguda a condicions perceptives. La feina d'un directiu o de qualsevol altre representant de l'estructura de govern és entendre l'essència de la percepció, determinar la "realitat per a l'individu". Se sap que les persones no reaccionen davant dels fenòmens reals del seu entorn, sinó davantmaneres de percebre aquests fenòmens. Si entenem els factors que afecten la percepció, es poden superar moltes barreres.
L'exemple més comú de barrera perceptiva és el conflicte entre els camps d'activitat del receptor i l'emissor. La mateixa informació es pot interpretar de diferents maneres segons la seva experiència. Les persones poden rebre informació de manera selectiva, tenint en compte els seus interessos, opinions, requisits i estat emocional.
La següent barrera de comunicació organitzativa s'anomena semàntica. La semàntica és la ciència d'utilitzar paraules i donar-los significat. Sovint, certes paraules donen lloc a malentesos, ja que poden canviar el seu significat segons el context.
Les barreres no verbals són el tercer grup de barreres de comunicació. Estem parlant de qualsevol personatge excepte de les paraules. Això és un somriure, una cara tensa, celles arrugadas, contacte visual i molt més. Particularment important aquí és l'entonació: com es pronuncien exactament les paraules. Es pot donar a una mateixa frase un caràcter diferent, una connotació emocional desigual.
La retroalimentació ineficaç és el quart factor problemàtic en la comunicació organitzativa. Tothom sap el valor d'almenys alguna reacció al missatge enviat. En cas contrari, una de les parts considerarà que la comunicació ha fallat.
Resolució de problemes en el sistema de comunicació organitzacional
En l'actualitat, s'han desenvolupat diverses estratègiessuperar de manera efectiva les barreres de comunicació i millorar l'eficiència de la comunicació a nivell dels empleats de l'organització.
En primer lloc, la direcció de l'empresa ha de prestar atenció al desenvolupament de les habilitats comunicatives dels seus empleats. El mètode més popular d'interacció entre subjectes és l'escolta activa. El significat d'aquesta tècnica rau en la capacitat de l'oient per ajudar l'orador a dir exactament el que pretenia transmetre inicialment. Hi ha diversos principis de l'escolta activa:
- fer preguntes, però no interrompre l'orador;
- disposar a tu l'interlocutor, crea un ambient amable i càlid;
- tingueu paciència i eviteu conflictes durant la fase d'aprenentatge;
- mostrar simpatia i interès per l'interlocutor;
- intenta neutralitzar les distraccions, evita les interferències externes.
En segon lloc, els caps han d'aclarir els seus propis desitjos i idees abans de transmetre-les. Cal pensar i analitzar periòdicament qüestions i problemes que s'han de fer objecte de transmissió.
Es pot aconseguir una comunicació organitzativa eficient mitjançant l'ús de tècniques com la retroalimentació, "mirar des de fora", la susceptibilitat a possibles problemes, etc.
Comunicació interpersonal
Qualsevol forma de comunicació organitzativa es considerarà reeixida només si els seus elements principals resulten estar formats qualitativament -fenòmens de comunicació interpersonal. Com dissenyar correctament la comunicació entre dos o més subjectes? Per començar, cal tenir en compte uns quants principis:
- irreversibilitat de la destrucció del que s'ha dit o enviat;
- feedback com a condició indispensable del procés de comunicació;
- irreversibilitat i inevitabilitat de la comunicació interpersonal a la societat.
Hi ha tres formes principals de comunicació. Aquest és un diàleg, monòleg i políleg molt conegut. És aquesta última forma la que juga un paper especial en la construcció d'una forma organitzativa de comunicació.
Formes d'optimitzar els processos de comunicació
Presta especial atenció als comentaris. És un element essencial de la comunicació organitzativa. No es pot subestimar el paper d'aquest component. És la resposta que fa que el procés de comunicació sigui més qualitatiu i eficaç.
Tingueu en compte que els comentaris han de ser oportuns i estructurats de manera clara. Ha de contenir un missatge original parafrasejat i una sèrie de preguntes aclaridores. No és desitjable avaluar el missatge original, tant negatiu com positiu.
La manera més habitual i fiable d'obtenir comentaris és fer preguntes. Molt sovint, es necessiten per comparar el missatge entrant amb el que el destinatari originalment volia escoltar. El mateix passa amb el remitent: pot fer preguntes addicionals al destinatari per comparar el material enviat amb el que originalment s'havia de formular.
Pergestió eficaç de les comunicacions organitzatives, cal intentar desenvolupar les habilitats tècniques de comunicació dels empleats, és a dir, escriure notes, utilitzar fax, correu electrònic, etc.
S'han d'establir clarament els sistemes de gestió i una cultura de comunicació. Les organitzacions modernes poden utilitzar "línies directes" de tipus corporatiu, quan els empleats poden utilitzar l'intercanvi d'informació en qualsevol moment, fer preguntes clarificadores, expressar els seus pensaments i judicis de valor, organitzar pícnics conjunts, excursions, etc. Tots aquests són exemples informals de comunicació organitzativa..
Per tant, hi ha moltes maneres de millorar l'efectivitat de la comunicació organitzativa. Al mateix temps, una pregunta segueix sent rellevant: per què són necessaris els procediments d'intercanvi de dades i de comunicació? Quin significat tenen i quin significat porten? Intentem aprofundir-ho més.
La importància de la comunicació en el procés organitzatiu
L'època moderna en el desenvolupament dels processos de comunicació ens permet avaluar aquest fenomen com un producte determinat per les necessitats de la producció social. Els factors tradicionals com la mà d'obra, la terra i el capital només funcionaran si els procediments d'intercanvi de dades i de comunicació s'utilitzen de manera eficaç.
La comunicació s'entén com un sistema de transferència d'informació i resposta. Es tracta de l'intercanvi de coneixements, propietat intel·lectual, informació diversa, etc. El procediment d'especialització de les activitats de comunicació directiva es destaca aun tipus especial de servei professional, la finalitat del qual és la formació efectiva i el desenvolupament competent de tot tipus de capital organitzatiu. Aquest objectiu només es pot aconseguir mitjançant l'ús de tecnologies, eines, mètodes i mecanismes especials per transmetre informació.
És sabut que sense comunicació no hi ha comunicació, i sense comunicació no es pot qüestionar l'existència de cap grup. Així, la comunicació és una condició definitòria per al desenvolupament del grup i la seva vida.
Totes les comunicacions es poden dividir en dos grups: formals i informals. El primer grup inclou elements del tipus prescrit, és a dir, els que tenen lloc en el procés de control. Els tipus de comunicació informals tenen una proporció menor. Sorgeixen espontàniament i la majoria de vegades no es discuteixen. Al mateix temps, cada empleat és conscient del fet de la seva existència.
Un directiu o un altre líder ha de dominar bé els mitjans de comunicació. Les seves responsabilitats inclouen l'ús correcte de les eines rebudes en el procés de comunicació, la superació de barreres i barreres.
El comportament organitzatiu de la comunicació és transmetre informació als gestors i les decisions als intèrprets. Sense processos de comunicació és impossible construir una organització, així com garantir la coordinació de l'activitat humana.
Així, el procediment de transferència d'informació ajuda en tot: permet establir una connexió entre una organització concreta i l'entorn extern, per organitzarinteracció de totes les funcions de gestió i coherència de les decisions preses.
Tipus de xarxes de comunicació
Quan es parla del sistema de comunicació organitzativa, cal destacar el concepte de xarxa de comunicació. Dues unitats organitzatives connectades per una línia s'anomenen canal. En el moment de la transferència d'informació, un canal pot enllaçar dues o més unitats organitzatives. Així és com es forma una xarxa d'informació, un fet força comú per a qualsevol organització.
Les xarxes estan obertes i tancades. Els oberts no tenen barreres per al flux d'informació pels canals disponibles. Això, per exemple, és una "cadena", una connexió lineal per a la transferència d'informació. La "cadena" és eficaç per a operacions repetitives i rutinàries, però és poc adequada per treballar en condicions que canvien constantment. Un esquema similar és "Roda". Tota la informació, tard o d'hora, anirà a parar a l'empleat que ocupa una posició central.
Les xarxes tancades estan limitades en la manera de difondre la informació. Són utilitzats per organitzacions que mantenen secrets comercials.
