Garantir el funcionament eficient de qualsevol empresa està associat a l'organització adequada del flux de documents. No té poca importància el control dels terminis d'execució dels documents. El cas és que tant els empleats ordinaris com els caps de departament són responsables de la resolució oportuna i correcta dels problemes continguts en els documents. A continuació, considereu quins són els terminis per a l'execució dels documents.
Informació general
Els terminis per a l'execució dels documents s'estableixen per reglament, resolucions o documents organitzatius i administratius.
La disponibilitat d'un sistema d'informació i referència a l'empresa proporciona una cerca ràpida de documents registrats per qualsevol signe. En particular, durant el registre, les dades bàsiques dels documents s'introdueixen a la base de dades: números d'entrada/sortida, informació sobre el remitent i el destinatari, data de venciment, etc.
Classificació
Hi ha condicions individuals i estàndardexecució de documents. Aquestes últimes les determina la llei. Aquests inclouen, en particular, els terminis per complir les instruccions del Govern, els caps de les estructures executives federals, les investigacions parlamentàries, els recursos civils, les resolucions/decisions dels òrgans de gestió d'organitzacions comercials, etc..
Els terminis individuals per a l'execució dels documents es determinen, per regla general, directament en els seus textos o en una resolució. Aquestes indicacions estan presents, en particular, en documents reguladors i administratius, informes estadístics i altres.
Els terminis per a l'execució dels documents els pot determinar oralment el responsable.
Normes
En el que estableix aquesta normativa, els terminis per a l'execució dels documents varien en funció de la seva tipologia.
Per exemple, les instruccions marcades com "urgent" s'han d'executar en un termini de tres dies a partir de la data de la signatura. Tingueu en compte que el compte enrere no comença des de la data de recepció del document, sinó des de la data de la signatura.
Si hi ha una indicació "de manera ràpida", no es destinen més de 10 dies per a l'execució del document.
Si no s'especifica, el període d'execució de l'ordre no és superior a un mes.
Canvis de data
A la pràctica, sovint es donen situacions en què, per raons objectives, és impossible executar un document a temps. En aquest sentit, l'empresa ha d'aprovar el procediment de modificació del termini d'execució de determinats actes. Cal tenir en compte que l'aplicacióles regles són necessàries, si és possible, només en casos excepcionals.
La decisió de canviar el termini per a l'execució d'un document només la pot prendre el treballador que l'ha establert inicialment. Les regles comercials actuals no defineixen límits mínims i màxims de transferència. Per tant, la direcció de l'empresa ha d'establir-los de manera independent en funció dels requisits de raonabilitat i validesa.
Segons les normes generals adoptades a la pràctica, es permet un augment del termini no superior a 3 dies. En aquest cas, la iniciativa hauria de venir de l'empleat a qui se li va encarregar la tasca. Ha de justificar i acordar el canvi de termini per a l'execució del document amb la direcció.
Comanda de transferència
Qualsevol acció relacionada amb el canvi de termini per a l'execució d'un document s'ha de fer constar a les actes corresponents.
La cessió del període s'ha de justificar. Per fer-ho, la persona interessada pot fer una de les propostes següents:
- En l'ajornament del termini amb la justificació dels motius pels quals no es pot executar el document en el termini especificat.
- Sobre la participació dels coexecutors si la persona no té prou autoritat per implementar l'ordre.
- En nomenament d' altres intèrprets.
S'ha de dir que l'intèrpret ha d'actuar ràpidament. No us poseu en contacte amb la direcció 2 o 3 dies abans de la finalització del termini.
Operacions de control
Vigilància del compliment dels terminisles tasques inclouen:
- Arranjament durant el registre de tots els documents i ordres de la direcció de l'empresa.
- Comprovació de l'entrega de les tasques als intèrprets a temps.
- Recordatori als empleats i caps de departaments dels propers terminis o del seu venciment.
- Introducció als formularis de registre d'informació sobre el traspàs d'ordres d'un executor a un altre, modificant el termini assignat per a l'execució de les tasques.
- Notificació als gestors sobre el procés d'execució dels documents.
- Introducció d'informació sobre comandes completades als formularis de registre, eliminació de tasques del control.
- Formació de referències analítiques i informes sobre el control del temps.
Matisos
Tots els actes que requereixen execució i resposta s'han de controlar. En els documents administratius, les decisions són objecte de seguiment. Al mateix temps, cada element que hi conté (és a dir, cada tasca, tasca) es posa sota control.
El secretari del cap ha de controlar l'execució de les ordres verbals del cap.
Sistema de control automatitzat
Recentment, moltes empreses utilitzen programes informàtics i bases de dades en la seva feina. Els sistemes automatitzats faciliten enormement les activitats de les organitzacions, estalviant temps als empleats.
En registrar documents, el control es realitza automàticament en omplir la columna "Data de venciment". Al mateix temps sobre mi mateixel document es podrà segellar en la seva acceptació per al control. La seva presència és més necessària per a l'intèrpret.
Per garantir un control actual, els empleats responsables revisen diàriament, normalment al principi de la jornada, la llista de documents, el termini d'execució dels quals expira aquell dia. A les empreses que utilitzen un sistema de correu electrònic intern, els avisos sobre els períodes de caducitat s'envien a l'ordinador de l'intèrpret de manera automatitzada. També podeu configurar el programari perquè imprimeixi automàticament els papers adequats.
Finalització de tasques a llarg termini
El control de l'execució de documents que contenen instruccions complexes es realitza per etapes. Inclou el seguiment actual, preventiu i de seguiment.
El control actual ja s'ha comentat més amunt. Es realitza un seguiment preventiu dels documents, el termini dels quals expirarà en 2-3 dies. En conseqüència, l'empleat encara té temps per completar la tasca.
L'ordre s'elimina del control després de la seva execució. Es pot expressar en la compilació i l'enviament d'una resposta, la recepció de la confirmació documentada, etc. El resultat de l'execució queda registrat a la targeta de registre. També s'indica la data d'execució, el número de l'expedient en què es presenta el document.
Control final
S'ofereix, per regla general, a les grans empreses. El seguiment final el realitzen els empleats responsables del seguiment de l'execució de les instruccions, o els secretaris.
Normalment, l'empresa estableix la freqüència de seguiment. El seguiment es pot fer cada mes, trimestre o setmana. De fet, el control final és una avaluació de la disciplina de rendiment a l'empresa i en les seves divisions estructurals.
FZ № 229
Una de les formes de protecció dels interessos dels subjectes és el procediment judicial. A la pràctica, les reclamacions més habituals es consideren com les declaracions que exigeixen l'adjudicació d'una indemnització per determinades vulneracions de drets. Aquests procediments acaben amb un procediment d'execució.
Després de l'entrada en vigor de la resolució sobre el cas, al sol·licitant se'ls emet documents executius. El termini per complir els requisits per a ells el determinen els empleats de la FSSP (agutzils).
A la part 1 30 de l'article FZ núm. 229, s'estableix que la base per iniciar el procediment és el document executiu i la declaració del demandant. Aquests treballs es presenten al lloc d'aplicació de les mesures coercitives previstes per la llei, determinats d'acord amb el que disposa l'art. 33 de l'esmentat acte normatiu.
El termini per presentar un document per a l'execució és de 3 dies a partir de la data de presentació a la divisió FSSP. Una IL (ordre executiva) que conté una demanda de retorn d'un nen transferit o detingut il·legalment a la Federació de Rússia, per a l'exercici dels drets d'accés en relació amb ell d'acord amb un tractat internacional, així com una sol·licitud per a la seva recerca, es transmet a l'agutzil com a màxim l'endemà després d'entrar al FSSP.
Incoació d'expedient o negativa a fer-hodictada per decret. S'emet en un termini de 3 dies a partir de la data de recepció dels materials per part de l'agutzil.
Si l'IL s'ha d'executar immediatament, després d'haver-se acceptat a la unitat FSSP, es transfereix a un empleat l'autoritat del qual s'estén al lloc d'execució. Si no hi ha, un altre agutzil rep els materials. En aquest cas, la decisió d'obrir la producció o de rebutjar-la s'ha de prendre com a màxim un dia després de l'entrada al Servei.
Si l'escriptura d'execució va entrar a la FSSP per primera vegada, l'agutzil determina el termini per a l'execució voluntària de l'escriptura d'execució. El termini pertinent s'indica a la resolució d'incoació del procediment. Paral·lelament, l'agutzil està obligat a advertir el deutor sobre la possibilitat d'aplicar mesures coercitives un cop transcorregut el termini assignat per a l'execució voluntària. Així mateix, s'informa al deutor que se li imputen les despeses derivades de la realització de les actuacions previstes als articles 112 i 116 de la Llei federal núm. 229, així com una taxa de rendiment.
El termini per a l'execució voluntària del document executiu, d'acord amb la part 12 de l'art. 30 és igual a cinc dies. El còmput comença a partir de la data de recepció per part del deutor de la resolució. En cas d'evasió del compliment dels requisits, es comunica a l'obligat l'inici del procés d'execució. La legislació preveu, per exemple, mesures com l'embargament de béns amb la seva posterior venda.
