L'article ofereix explicacions per a conceptes com ara documentació entrant i sortint, flux de documents i la seva estructura, flux de documents, el seu mode i ciclicitat, documentació interna i externa. Es donen les maneres de destacar la informació necessària i el seu emmagatzematge en casos i arxius actuals durant el treball d'oficina.
Tipus de fluxos de documents
En aquesta era de la informació, és impossible imaginar el funcionament de qualsevol estructura de producció, consum, regulació o distribució sense documentació. Treballar amb documentació en el paper informatiu i el boom electrònic actual és cada cop més complex. Els portadors d'informació estan canviant, les persones que la processen estan canviant, l'àmbit legal per utilitzar la informació està canviant. El concepte i l'estructura del flux de documents també estan subjectes a canvis.
Document com a unitat de flux de documents
Un document és informació registrada en forma de qualsevol objecte material. Un document pot ser una fotografia, un vídeo, una gravació d'àudio, per no parlarsuports de paper i fitxers. Però un document només es converteix en document si té una sèrie de requisits necessaris. Aquests requisits s'anomenen detalls i són característiques obligatòries establertes per llei o reglamentació per a determinats tipus de documents. Per al registre de documents organitzatius i administratius, per exemple, hi ha GOST R 7.0.97-2016. Un dels detalls més importants és la data del document (de vegades fins i tot l'hora).
Què és el flux de documents
El flux de documents és el moviment de documents entre punts de creació d'informació, punts de processament d'informació, punts d'emmagatzematge d'informació i usuaris directes de la informació. Els fluxos de documents són molt diferents pel que fa al tipus de documents i al seu contingut, modalitat i ciclicitat, mètodes de moviment, etc.
Els fluxos de documents d'una organització (és a dir, també les empreses) es divideixen per direcció en entrants i sortints. Cada tipus de flux s'ha de separar entre si per evitar errors i confusions en el treball amb documents.
El flux de documents entrants consisteix en documents que arriben a l'organització per correu, correu electrònic, portats expressament (per missatgeria). Els documents a l'entrada s'han d'ordenar, innecessaris, treure a la paperera. Els documents necessaris o possiblement necessaris s'han d'anotar en revistes (en paper o electrònics) indicant la data de recepció, el nom del document i les seves dades (data del document, nom del remitent, etc.), la unitat organitzativa a la qual el document s'ha enviat.
El flux de documents de sortida consta de documents creats iemesa o processada per l'organització. A tots els documents de sortida s'ha d'assignar un número de sèrie, es comprova la presència de les dades necessàries i la seva correcció, s'han de consignar en els diaris indicant la data (per regla general, aquesta és la data en què es va signar el document), la número de sortida i el codi del departament que va preparar el document.
Si és impossible processar el flux de documents immediatament (el seu fort augment), cal augmentar el nombre d'empleats que processen documents per tal d'evitar errors i retards, que sovint són molt costosos per a l'organització.
Els tipus de flux de documents poden ser molt diferents, tot depèn del tipus d'activitat de l'organització i dels mètodes de treball.
Per a les grans organitzacions i empreses, un flux de documents ben estructurat és tan important com el flux de materials o productes. Per a grans fluxos de documents, fins i tot es desenvolupen i apliquen processos tecnològics documentals.
El concepte de flux de documents externs i interns
A més de la informació entrant i sortint d'una organització, interna, és a dir, informació creada i utilitzada només dins de la pròpia organització. Aquesta informació pot tenir un cert grau de secret i no estar disponible públicament fins i tot dins del mateix departament. Normalment no s'accepta l'intercanvi de cartes entre departaments d'una mateixa organització. Per a la comunicació documental s'utilitzen les anomenades notes de servei (informes, notes explicatives, certificats) signades pels caps de departament. A més de notes ales organitzacions operen comandes, instruccions, certificats, documentació tècnica i altra documentació.
El flux de documents interns per aquests motius ha d'estar clarament regulat perquè la informació secreta no caigui en llocs públics, ni tan sols en forma de fragments o parts. Per tant, la informació privilegiada no pretén anar més enllà de l'organització, i de vegades més enllà dels límits d'una unitat. En aquest cas, aquesta informació es transfereix de departament a departament només amb el permís del cap del departament i s'enregistra necessàriament durant la transmissió (fins i tot a l'arxiu de l'organització) en revistes especials que indiquen el destinatari i confirmen la seva autoritat per rebre (permís per treballar amb documents).
Paràmetres de flux de documents
El flux de documents és un sistema complex caracteritzat pels paràmetres següents:
- contingut (o quines funcions fa);
- estructura;
- mode i ciclicitat;
- direcció;
- volum;
- altre.
Contingut o funcionalitat
Aquest paràmetre de flux de documents és una llista dels documents utilitzats per l'organització i la composició de la informació continguda en aquests documents. Aquest valor és constant per a un nombre reduït d'organitzacions les activitats de les quals són molt específiques i constants en el temps (normalment es tracta de tribunals, arxius, registres i altres organitzacions no productores). Per a la majoria de les organitzacions, especialment les de producció, el flux de documents és un valor no constant que canviaen funció de diversos canvis: tipus d'activitat, socis, tecnologies, materials, legislació i altres requisits de canvi de producció i canvis temporals.
Estructura del flux de documents
El concepte i l'estructura del flux de treball es poden descriure per les característiques amb què es dóna la classificació dels documents i la seva indexació, tot el sistema d'orientació es configura en l'aparell de referència dels documents de l'organització. Normalment, aquesta estructura correspon al tipus i la finalitat del flux de documents.
Mode i cicles
Aquests paràmetres determinen els canvis en la càrrega d'informació entrant al llarg del temps. Això, per exemple, suposa un fort augment de la quantitat de treball amb els expedients personals dels sol·licitants d'una institució educativa durant la campanya d'admissió o amb els documents dels estudiants durant les sessions i la graduació.
Aquests canvis estan relacionats amb els ritmes interns de l'organització i solen ser força previsibles i planificats.
Canvis en la direcció del flux de documents
Aquests canvis estan relacionats amb el contingut del treball de la unitat de tractament de la informació. Es tracta de diferències en les maneres de registrar els documents, les maneres de controlar els terminis d'execució dels documents, les maneres de conèixer-los i, especialment, l'aprovació i coordinació de diversos documents. Els canvis en la direcció dels fluxos de documents també es veuran influenciats pels canvis interns en l'estructura i la direcció de les organitzacions.
Volum de flux de documents
El volum del flux de documents és la quantitatdocuments (tant originals com còpies), que es poden expressar tant pel nombre de documents en si com pel nombre de fulls, personatges, nombre d'intèrprets i persones amb qui es pacta el document. Per exemple, el nombre d'organitzacions associades amb les quals heu de pactar un contracte o amb les quals heu de signar-lo.
El flux de treball de l'organització inclou el nombre total de documents en tots els fluxos.
Millora del treball amb els fluxos de documents a l'organització
Per millorar aquest treball, cal estudiar tot el procés de tràmit, establir recomanacions clares que facin que el procés sigui competent tecnològicament: eliminar la duplicació en el treball amb documents, excloure l'aprovació documental per part dels departaments que no hi estan relacionats. Com més gran sigui el flux de documents, més carregat serà l'aparell administratiu de l'organització, o almenys la majoria.
Un dels principals punts de millora del treball del personal amb documents és el nivell de formació professional en totes les etapes del flux documental, la càrrega de treball òptima del personal, una regulació clara del treball amb un document a cada departament.
La regulació i l'estandardització amb grans fluxos de documents permeten utilitzar la mecanització i l'ofimàtica, reduir el nombre d'empleats que treballen amb documents al nombre òptim.
Malauradament, la informació sobre el volum de fluxos de documents se sol subestimar a causa dels mètodes de comptabilitat imperfectes.
Bàsicrequisits de modernitat per al flux de documents
- Regularitat. Qualsevol congestió o fallada en el flux d'informació en l'activitat humana condueix a la interrupció de tot el sistema en conjunt. S'ha de considerar i planificar amb antelació un augment del volum de documents.
- Controlabilitat. El flux d'informació es pot i s'ha de gestionar. El sistema d'oficina ha de ser no només estable, sinó també flexible en el seu funcionament; El personal ha de rebre formació universal en totes les operacions d'oficina.
- Millora constantment l'eficiència del flux de treball mitjançant la racionalització, la mecanització i l'automatització de la mà d'obra.
- Elaboració i actualització periòdica de mapes tecnològics de ruta del moviment de documents amb indicacions de terminis, intèrprets, etc.
- L'estandardització dels documents, els mètodes del seu processament, l'arxiu adequat, la designació d'ubicacions d'emmagatzematge per a cada document acceleren la cerca de documents i el treball amb ells.
