En diferents àrees d'activitat de persones físiques i jurídiques, s'utilitza el sistema de classificació de documents aprovat al territori de la Federació Russa. La recopilació, l'emmagatzematge, la circulació i l'ús de documents es realitza mitjançant una disciplina com el treball d'oficina. En aquest article estudiarem tots els seus aspectes. Tingueu en compte el concepte i la classificació dels documents, la seva funcionalitat i altres aspectes del problema.
Treball d'oficina: disposicions generals
Per començar, cal destacar que el suport a la documentació és un àmbit d'activitat especial, que consisteix en el disseny, formació, emmagatzematge i processament de papers. De l'aspecte del document i de la informació que hi ha, de com s'implementa l'organització del treball amb ell, de l'oportunitat i correcció de prendre una o altra decisió de gestió, que és d'alguna importància, depèn en gran mesura. Els articles tenen en compte i reflecteixen les activitats de les empreses, empreses, empreses. En aquesta connexióel manteniment de registres serveix com a prescripció de la llei. En el procés d'auditoria, en primer lloc, aquells documents que registren les activitats de l'empresa estan subjectes a revisió.
Marc legislatiu
Abans d'analitzar els tipus de documents i la seva classificació, convé familiaritzar-se amb el marc legislatiu. Així, la Llei Federal, que regula la informació i la seva protecció, estableix l'obligació de documentar la informació i defineix una sèrie de paràmetres bàsics. L'acte normatiu esmentat també pretén regular les relacions que sorgeixen en el desenvolupament i posterior ús de les tecnologies de la informació. Cal tenir en compte que la documentació obligatòria està establerta per altres lleis. En particular, el Codi Civil de la Federació Russa determina el marc legal per a les activitats i el procediment corresponent per al treball d'oficina. El Codi Fiscal de la Federació Russa estableix documents fiscals estàndard, que també constitueixen una de les classificacions dels documents. A través d'ells, s'ofereix la comptabilitat per al treball comercial de persones i organitzacions, així com la puntualitat de les deduccions de pagaments d'impostos i quotes al pressupost estatal.
A més d'això, la Llei actual defineix mostres de treballs. Així, el Codi Civil de la Federació Russa preveu requisits per al contingut i la composició dels contractes, acords, cartes, etc. La normativa estableix els formularis d'aquells documents que s'han d'enviar mitjançant els diferents mètodes que s'utilitzen actualment.
Classificació de documents de RF
Val la pena assenyalar que el sistema administratiu de treball d'oficina de la Federació Russa inclou una classificació de caràcter multinivell. És aconsellable considerar-ho amb més detall. La classificació principal dels documents suposa la presència dels components següents:
- Papers organitzatius i administratius. És recomanable incloure aquí decisions, protocols, instruccions, carta, ordres, provisions.
- Documents de referència i informació inclosos en la classificació de documents de caràcter general. Estem parlant de certificats, memoràndums, actes, telegrames, cartes, etc.
- Segons el personal. És important tenir en compte que aquesta classificació de documents inclou declaracions, llibres de treball, característiques, contractes, comandes, etc.
S'acostuma a destacar les formes de documents com a individuals, de plantilla i estàndard. Les mostres presentades conformen la seva classificació dels documents per finalitat.
Altres tipus de documents
Val la pena saber que els documents poden ser de contingut senzill o complex. La classificació dels documents comptables en el lloc d'acceptació implica la presència de documents externs i interns. A jutjar per l'origen, distingeixen entre documents personals i oficials. Segons la vida útil, s'acostuma a classificar els valors en permanents, així com de més o menys de 10 anys. D'acord amb el signe de publicitat, s'ha adoptat una classificació especial dels documents normatius, que implica la presència de papers secrets i no secrets. Cal afegir que el primer grup inclou confidencial i completamentdocuments secrets. Segons el mètode d'enregistrament, s'acostuma a distingir entre materials sonors, manuscrits, electrònics, gràfics, fotogràfics i cinematogràfics, etc. L'última agrupació també s'anomena classificació de documents per característiques.
Documents urgents i no urgents
Els valors es poden classificar en urgents i no urgents. Segons les etapes, s'acostuma a distingir esborranys, extractes, originals (és a dir, originals), així com còpies. Els documents de caràcter estatal s'inclouen en una categoria a part. D'acord amb la legislació vigent, les estructures autoritzades emeten instruccions, ordres, instruccions, ordres, resolucions, decrets i resolucions.
Documentació principal
És recomanable considerar una categoria força voluminosa de documents primaris per separat. Això inclou articles amb informació de fons obtinguda en el procés d'investigació, desenvolupament, observació i altres activitats socials. Cal tenir en compte que la documentació principal del departament de comptabilitat es forma durant la realització d'operacions d'importància econòmica. Actua com a prova o prova de certs fets que ja s'han realitzat. El grup de documents d'origen inclou, per exemple, certificats, actes, factures, mandats, etc. Per a la majoria d'ells, s'aproven formularis especials unificats. Per exemple, fins ara, s'han establert formes especials de documents per comptabilitzar operacions comercials, actius fixos, liquidacions en efectiu i mà d'obra.
Detalls del document
Si no hi ha cap formulari unificat per a un treball concret, es forma un formulari intern a l'empresa. No obstant això, en tot cas, hi han d'estar presents alguns detalls:
- Nom del document.
- Data de compilació.
- Nom de l'organització.
- L'essència de l'operació d'importància econòmica.
- Dispositius de mesura.
- Llista d'empleats que actuen com a responsables.
- Firmes personals dels empleats autoritzats.
Treball intern d'oficina
D'acord amb les instruccions de la direcció de l'estructura i per iniciativa dels caps de departaments independents, és rellevant el desenvolupament de diverses disposicions. Aquesta agrupació de treballs inclou actes estàndard i individuals. Cal destacar que el contingut d'aquest últim es refereix principalment a unitats de gestió, departaments, tallers que formen part de l'estructura organitzativa de l'empresa. La documentació típica, per regla general, es refereix als tallers de la producció principal.
Cal saber que l'esborrany de reglament està format pel contractista, després del qual s'acorda amb el departament jurídic de l'empresa. Si sorgeixen objeccions o comentaris, es fan constar en un document separat o en una segona còpia de l'actual. L'acte clau de caràcter administratiu a l'empresa és l'ordre del director. Amb l'ajuda d'aquest document es pot elaborar el procediment per a l'activitat de l'estructura, les decisions i instruccions, diversos tipus d'esdeveniments, els resultats del treball o els resultats de les auditories.
Informe, nota explicativa i de servei
Un memoràndum és un document que indica un fet o qüestió particular, una conclusió o una proposta. Val la pena saber que es pot enviar a la direcció de l'organització o a una estructura superior. Una nota s'ha d'entendre com un tipus de carta, una de les formes del tipus de correspondència interna en una empresa. Per regla general, s'envia des de les divisions estructurals a absolutament qualsevol destinatari de l'empresa. L'excepció aquí és l'orientació directa. Cal tenir en compte que una nota també la pot enviar un responsable de l'empresa en concret. El document esmentat es pot definir com a informatiu, proactiu o d'informe.
Una nota explicativa s'ha de considerar com un treball que serveix d'explicació del contingut de determinades disposicions de l'acte principal (programa, memòria, pla). A més, pot explicar els motius de l'incompliment de les instruccions del lideratge o la violació de la disciplina.
Instruccions
Les instruccions es classifiquen actualment en dos grups. Els documents que s'inclouen a la primera categoria regulen el procediment per dur a terme un procés determinat en una empresa, en el qual participen funcionaris, divisions, etc. Cal destacar que són les descripcions de llocs de treball (el segon grup) les que determinen els drets, els deures, les responsabilitats i la funcionalitat dels empleats concrets. Aquests papers poden servir d'explicació del procediment segons el qual s'han d'executar les instruccions d'ordres i lleis (decrets, ordres, etc.). Cal afegir que les descripcions de llocs de treballpot ser de durada fixa o permanent. Tanmateix, els valors perpetus es revisen i es revisen cada 3-5 anys de totes maneres.
Conclusió
Per tant, hem considerat el concepte, les principals classificacions de valors i altres aspectes del tema. En conclusió, cal assenyalar que avui el treball d'oficina al territori de la Federació Russa és una categoria força desenvolupada. En l'etapa actual de la vida humana, aquesta activitat inclou vetllar per la formació competent i oportuna dels documents necessaris, així com organitzar el treball amb actes (és a dir, rebre, transmetre, processar, preparar, controlar, emmagatzemar, registrar, sistematitzar, preparar arxivar i destruir). La regulació de la tecnologia ofimàtica s'implementa d'acord amb una sèrie d'àmbits. S'aconsella incloure la normalització, la regulació legislativa, així com la formació d'actes legals, normatius i metodològics d'importància nacional.
D'una manera o altra, l'organització i la posterior conservació de registres requereixen la presència obligatòria d'habilitats i coneixements professionals especials. Així doncs, per a la implantació d'aquest treball a les empreses, es creen departaments o serveis adequats. Val la pena assenyalar que a les petites empreses, les secretaries es dediquen a la feina d'oficina i els empleats autoritzats pel cap són responsables de l'estat dels documents de l'empresa. En tot cas, cada agrupació de documents ha de tenir el seu lloc. Normalment s'emmagatzemen en armaris especials ignífugs. IFinalment, els empleats poden estar subjectes a mesures disciplinàries per un manteniment inadequat de registres. Això s'ha de recordar quan apliqueu els coneixements a la pràctica.
