Qualsevol procés, qualsevol empresa i qualsevol organització supera diverses etapes en el transcurs del treball, el resultat final de les quals, d'una manera o altra, és aconseguir l'objectiu principal. En la seva voluntat d'assolir les seves principals prioritats, que originàriament eren prerrogativa de tot el complex (producció, comerç, educació, logística, etc.), els directius busquen les opcions més prometedores i prioritàries per a l'execució de les seves tasques. El sistema de gestió existent, tard o d'hora, perd el seu nivell de qualificació en el context de nous desenvolupaments, noves implementacions, canvis innovadors en el desenvolupament d'una indústria concreta. És per això que els responsables d'empreses i organitzacions són ben conscients de la importància i la importància de la necessitat d'estar al dia amb els temps i mantenir-se al dia amb les especificitats del procés de desenvolupament en constant transformació i millora d'un segment determinat.activitats. Tant si es tracta de comerç, producció, indústria, educació, logística, en qualsevol cas, tard o d'hora, cal recórrer a l'optimització organitzativa o tecnològica dels processos de gestió d'una empresa concreta.
Concepte
L'optimització de qualsevol procés és un conjunt de mètodes i maneres efectives de millorar el flux d'aquest mateix procés per tal d'obtenir un resultat més ràpid, òptim i millor. És a dir, optimització és un concepte que significa augment de l'eficiència, sinònim de la paraula "millora". Per aclarir el significat d'aquesta definició, cal traçar les característiques de l'optimització en un exemple concret.
Diguem que els empleats del departament de la fàbrica de peces de vestir treballen junts al seu lloc, fent torns sis dies a la setmana i treballant nou hores. La productivitat del seu treball disminueix notablement a última hora de la tarda i el seu rendiment es torna menys productiu cap al final de la setmana, quan les capacitats físiques dels treballadors s'assequen. En conseqüència, el volum de treball realitzat per ells disminueix, la qualitat del seu rendiment empitjora, com a conseqüència de la qual cosa disminueix la demanda de productes manufacturats i, després, el nivell global d'ingressos de la fàbrica de peces de vestir. Un responsable de pensament racional que supervisa directament aquests empleats, després d'haver notat una tendència tan negativa, hauria de prendre immediatament mesures per optimitzar el procés de producció. Per fer-ho, ha d'elaborar un pla per millorar l'eficiència del treball en aquest lloc de producció i assegurar-se de tenir en compte tots els matisos que acompanyen el procés. Aper exemple, cal calcular quins seran els costos de l'empresa si es contracta una tercera persona per ajudar els treballadors o si s'ofereix a les noies per treballar en torns amb un augment de les hores diürnes i una disminució del nombre de sortides al mes. Així doncs, posant una tercera persona en ajudants de costurera, es podrà aconseguir un augment en un terç de la velocitat i el volum de treball realitzat. I si estalvies en el sou d'un tercer empleat i treus dues noies per torns cada dos dies, durant el cap de setmana tindran l'oportunitat de guanyar forces i treballar molt més i més ràpidament els dies laborables.
I així passa en qualsevol segment del sector: els problemes emergents en el procés de funcionament de qualsevol empresa requereixen la seva eliminació obligatòria mitjançant l'elaboració d'un pla d'acció específic destinat a optimitzar el flux de treball en el seu conjunt.
Objectius i objectius
Com qualsevol procediment aplicat per la direcció d'una empresa o organització en el curs de les seves activitats directes (ja sigui una institució pressupostària educativa, una empresa comercial o un complex industrial), un programa per augmentar la capacitat de producció és necessàriament dirigida a la consecució d'unes metes i objectius concrets. L'optimització de processos en una empresa de qualsevol àmbit sectorial d'activitat es caracteritza pels principals punts clau:
- augment de la productivitat de l'empresa;
- millorar la qualitat del servei per als clients i visitants potencials;
- millorar la competitivitat del mercatserveis prestats;
- modernització dels processos fonamentals del cicle productiu;
- augment de la rendibilitat de l'empresa;
- avaluació de la relació entre la mà d'obra i els recursos físics existents amb el cost del seu manteniment;
- expansió empresarial (si cal).
Naturalment, l'objectiu principal i peremptori de qualsevol empresa que opere sobre una base comercial serà obtenir beneficis. En conseqüència, les tasques i objectius d'optimització dels processos de gestió de les activitats empresarials comercials aniran orientats exclusivament a augmentar l'eficiència de les capacitats de producció i augmentar les vendes.
Quan es tracta de l'estructura pressupostària, aquí l'èmfasi es posa en la millora de la qualitat del treball dels empleats dins de la pròpia organització. Per exemple, l'optimització del procés educatiu o l'optimització del complex educatiu (preescolar, escola, universitat) en el seu conjunt hauria d'anar encaminada a millorar els mètodes d'ensenyament, atreure només especialistes i professors altament qualificats, canviar l'estructura del currículum de la especificitats de l'ensenyament per tal de maximitzar el rendiment dels estudiants. En aquest cas, la qüestió és que el procés d'aprenentatge sigui més fàcil, més senzill i més clar per als estudiants, però al mateix temps, el factor d'eficiència hauria de mantenir-se al mateix nivell o fins i tot augmentar.
Mètodes
No cal dir que per assolir les metes i objectius marcats, primer cal desenvolupar un conjunt d'activitats rellevants quecontribuirà directament a obtenir el resultat desitjat al final. Per a això, s'estan desenvolupant mètodes adequats per optimitzar processos a diferents nivells. En altres paraules, per aconseguir el que voleu, heu de pensar en maneres d'aconseguir-ho.
Naturalment, depenent de la direcció de l'activitat d'una empresa o organització en particular, els mètodes d'optimització dels processos de treball de cada empresa en particular difereixen. Però, en general, les diferents maneres de millorar l'eficiència en el funcionament d'empreses de diferents estructures industrials continuen orientades a les mateixes àrees prioritàries en desenvolupament.
- Mètode d'exclusió: preveu l'eliminació d'aquells factors externs i interns de reproducció que actuen com a obstacles i obstacles i impedeixen que l'empresa augmenti la seva rendibilitat.
- Mètode de simplificació: implica reduir el nivell de complexitat en l'estructura del procés de producció (vendes, educació, logística) mitjançant la dispersió de la quantitat principal de treball en segments i seccions separades.
- Mètode d'estandardització: caracteritzat per la introducció de nous programes, tecnologies innovadores, tècniques, productes, components i etapes fonamentalment diferents en la promoció del flux de treball.
- El mètode de reducció es deu a la necessitat de reduir els costos de producció, recursos, mà d'obra, recanvis i econòmics.
- El mètode d'acceleració: preveu la necessitat de reduir les pèrdues de temps, així com la introducció d'un paral·lelenginyeria, simulació, disseny ràpid de mostres i automatització del flux de treball.
- Mètode de canvi: les àrees més fallides que frenen el procés de producció s'han de substituir per d' altres fonamentalment noves, efectives i eficients. Els materials de mala qualitat s'han de substituir per un bon producte, una tècnica ineficaç s'ha de substituir per un aparell operatiu efectiu, etc.
- Mètode d'interacció: tot el treball a l'empresa s'ha de dur a terme en un equip ben coordinat i unit per un únic objectiu i idea. La interacció dels empleats a diferents nivells de subordinació jeràrquica i el treball productiu conjunt ajudarà a assolir les metes i objectius que es plantegen per al conjunt del personal.
Per entendre com es pot aconseguir l'optimització de sistemes i processos en les àrees d'activitat més prioritàries, cal aprofundir en cadascun d'ells.
Control
La presa de decisions és el component més important del complex de gestió de qualsevol empresa, ja sigui de fabricació, comercial o pressupostària. Qualsevol optimització dels processos de l'organització implica d'alguna manera la implicació del factor humà. Com es construirà el procés de treball, i com interactuaran els recursos humans en aquest procés, determina la productivitat del conjunt de l'empresa. Una gestió ben dissenyada i la capacitat d'implementar mètodes efectius de funcionament en el procés de gestió en conjunt no només optimitzaranl'estructura de les relacions entre els empleats, però també per augmentar la rendibilitat de l'empresa en el seu conjunt.
Llavors, quins mètodes es poden utilitzar per aconseguir la productivitat de la gestió com a eina principal per gestionar una empresa?
- Garantir una fàcil gestió: com més senzilla sigui l'estructura d'interacció i la subordinació jeràrquica d'uns empleats a d' altres, més ràpid i més fructífer es desenvoluparan tots els processos en conjunt.
- Introducció de noves propostes per augmentar els indicadors de qualitat dels productes manufacturats en un sistema de gestió existent.
- Ajut per reduir un indicador com la dependència de l'empresa del component humà, és a dir, la transició a sistemes laborals automatitzats.
- Establiment obligatori del control sobre els resultats de l'empresa, així com una anàlisi posterior de la seva rendibilitat, a partir de l'avaluació de factors concrets.
- Minimització de costos i despeses en aquells segments on és més racional.
- Divisió de responsabilitat planificada i justificada lògicament i competències corresponents entre els departaments funcionals de l'empresa.
- Realització d'un control total de la repetició de les mateixes tasques realitzades per diferents departaments per tal d'evitar la distribució irracional del temps de treball i de les responsabilitats funcionals.
Quin és l'objectiu principal d'optimitzar els processos de gestió? El fet que un pla d'acció per a la introducció de mètodes productius il'eliminació d'activitats ineficients permet reduir els costos del conjunt de l'empresa, sense perjudici dels interessos dels empleats.
En producció
La regla fonamental d'una empresa rendible i d'una producció eficient és augmentar la diferència entre el cost de fabricació d'un producte i el seu preu de venda. És a dir, parlant específicament d'una empresa manufacturera, aquí l'objectiu principal del treball és garantir que el preu del producte final justifiqui els costos associats a la seva producció. I com més gran sigui la diferència entre costos i cost, més rendible i productiva es considera la producció (per descomptat, en el cas que el preu d'una unitat del producte acabat sigui superior als costos necessaris per fabricar-lo).
Com és possible optimitzar els processos de producció? Quins mètodes s'utilitzen per augmentar la seva efectivitat?
- La reestructuració del sistema de comptabilitat de costos és un component fonamental i principal del procés d'optimització. Només un enfocament competent i correcte de reciclatge i redistribució de costos pot portar la producció a un nou nivell.
- Càlcul i anàlisi del cost actual de producció: estem parlant del càlcul del cost de les matèries primeres, els salaris dels empleats de l'empresa, el pagament dels serveis públics, l'amortització de l'equip, etc.
- Transformar el cicle de producció: identificar els moments crítics del cicle de producció i eliminar els factors que dificulten el procés.
- Modernitzacióequip: la substitució d'equips de treball antics totalment amortitzats per equips tècnics nous permetrà augmentar l'eficiència de la producció en diverses vegades.
- Augment de la capacitat de producció: l'expansió de la producció serveix com a base per augmentar la rendibilitat de l'empresa a partir de l'adquisició de noves oportunitats.
- Automatització del flux de treball: reduint el cost de pagar els salaris al personal addicional contractat, la direcció d'una planta de fabricació té l'oportunitat d'estalviar una quantitat important de diners.
- Identificació de la llista òptima de matèries primeres comprades: una anàlisi de les existències realment necessàries, que adquireix l'empresa per a la producció del producte acabat, ajuda a identificar exclusivament les àrees prioritàries (els lots més venuts) i centra't en ells.
- Minimització de residus: per optimitzar els costos, cal utilitzar materials reciclables, utilitzar instal·lacions de reciclatge, no llençar els residus que siguin prou adequats per al reciclatge i la reutilització.
- Construcció de la seva pròpia subestació elèctrica: les grans empreses gasten grans quantitats de diners en el subministrament d'energia als tallers. La construcció de la nostra pròpia central elèctrica de distribució permetrà reduir al mínim aquests costos. Tanmateix, cal tenir en compte que aquestes oportunitats només són inherents als grans fabricants.
Al comerç
Les empreses comercials, així com les empreses de fabricació, s'esforcen per augmentar la sevaeficiència per atreure grans inversions i augmentar el benefici net de les vendes. L'optimització del negoci comercial es manifesta principalment en els passos metodològics següents:
- organització correcta de la planificació;
- previsió i investigació de mercat;
- ocupant el nínxol adequat al mercat de béns i serveis;
- identificar les necessitats d'un comprador potencial;
- substituir proveïdors no rendibles per altres de més prioritat;
- compra exclusivament béns d'amortització;
- estimulació de la demanda addicional (publicitat);
- ampliació de la gamma de productes (extremadament racional);
- preu correcte;
- millorar el màrqueting i les vendes de productes.
L'empresa comercial, com cap altra, té com a objectiu principal guanyar diners i obtenir beneficis. Per tant, l'optimització dels processos de venda va dirigida directament a augmentar la rendibilitat d'una empresa comercial.
En Pedagogia
Les institucions educatives preescolars i les llars d'infants, en ser institucions pressupostàries, pateixen mètodes conservadors per conduir el procés educatiu amb la mateixa força que les estructures no estatals. Aquí, els professors han de treballar no amb productes materials de la producció final, sinó amb els coneixements, habilitats i habilitats que poden i han de posar a la ment de la generació més jove. El nivell de coneixement que ofereix avui el sistema educatiu pedagògic actual està regulat de manera naturalGOST existents i normes prescrites. Però, quina eficàcia és l'ensenyament actual? I de què depèn l'augment de l'eficiència del procés pedagògic?
L'optimització de les activitats educatives sovint es dirigeix a:
- activació de canals de percepció: l'acceptació d'informació específica per part dels nens i la seva assimilació activa;
- desenvolupament d'un conjunt de mesures per atreure una major atenció dels nens al procés educatiu i a l'aprenentatge de noves habilitats;
- introducció dels últims mètodes d'educació que incrementen la implicació dels infants en el procés educatiu;
- utilitzar exemples visuals per consolidar ràpidament la informació rebuda i la capacitat de pensar de manera associativa;
- ús de proves operatives;
- nens que participen en la preparació directa d'alguns aspectes de la lliçó;
- gestió eficient del temps.
Entre d' altres, l'optimització de la tasca dels educadors a les llars d'infants s'aconsegueix millorant constantment les seves qualificacions, complementant els coneixements propis amb les últimes idees i les especificitats de la docència a les institucions d'educació infantil. Només un professor competent i qualificat pot dipositar la informació en el desenvolupament dels nens de manera correcta, intel·ligible i correcta. I aquest, al seu torn, és l'objectiu principal de qualsevol llar d'infants.
En educació
No menys alts són els requisits per optimitzar els processos educatius de l'educació escolar i postescolar. Els professors d'escoles d'educació general i els professors universitaris necessiten una recertificació encara més freqüent que els professors d'institucions preescolars. Quèsón els aspectes fonamentals per optimitzar les activitats de professorat i professorat a l'aula?
- Treballar per garantir la correcta percepció primària del material educatiu - per tal que els alumnes (alumnes) estiguin interessats en el material presentat pel professor, aquest últim ha de treballar molt i pensar com millorar la presentació d'un nou tema. Després de tot, és el grau d'implicació de l'estudiant en el procés de treball el que determina com aprendrà el material en el futur.
- Asimilació dels coneixements adquirits: la mera capacitat de transmetre el tema de la lliçó al públic de la conferència no és suficient perquè el coneixement s'arreli a la ment dels estudiants. Per tant, el professor (professor) està obligat a construir els seus exercicis pràctics amb la demostració obligatòria d'exemples fàcils, senzills i entenedors. Això augmenta considerablement la capacitat dels estudiants de recordar la nova informació rebuda.
- Aplicació de les habilitats adquirides: la realització de tot tipus d'experiments en tallers o deures en forma d'aplicació creativa dels coneixements adquirits es considera una tècnica eficaç per optimitzar l'etapa fixadora en el domini del tema.
L'objectiu principal d'optimitzar el procés educatiu és la presentació de qualitat del material per part del professor i l'ús òptim de les seves capacitats per augmentar l'eficiència en l'assimilació de la nova informació per part dels alumnes.
En logística
Els grans centres logístics implicats en el transport, el transport de càrrega i la comunicació amb els contractistes també requereixen mesures obligatòries per optimitzar els processos logístics. Què fa elladirigit?
- Planificar les operacions en funció de la proporció de temps i indicadors financers, centrant-se en el lema "el temps és diners".
- Ús actiu de les últimes tecnologies de la informació: ús d'ordinadors portàtils compactes i altres aparells per comunicar-se amb transportistes, transitaris i clients.
- Càlcul sistemàtic dels recursos econòmics i laborals per al transport de mercaderies del punt A al punt B, a partir d'una avaluació de la rendibilitat i rendibilitat d'aquest transport.
- Minimització dels riscos durant el transport de la càrrega, construint un sistema de depreciació en cas de danys a la càrrega per culpa del transportista o transitari.
- Minimització del risc de danys a la càrrega per condicions de temperatura o temps (compra de cambres frigorífiques, observant les normes d'emmagatzematge de càrrega en forma de mercaderies peribles).
A l'organització
L'optimització dels processos tecnològics està molt estretament relacionada amb el treball ben organitzat en el conjunt de l'empresa. L'eficàcia del seu funcionament depèn de com es construeix l'estructura organitzativa de l'empresa. I partint del fet que l'estructura de l'empresa es basa íntegrament en els empleats i les funcions que desenvolupen, la tasca organitzativa més important de qualsevol empresa és l'optimització del personal. Aquests inclouen:
- reduir el cost de l'empresari per garantir l'activitat laboral;
- millorar les qualificacions reals dels empleats;
- automatització laboral - substitució del treball físic per màquina;
- desfer-se dels empleats ineficients - reducció;
- millora del sistema de gestió de personal.
Aquí només hi ha una breu llista d'aquells punts que són fonamentals en la reorganització de la gestió del personal. Però reflecteixen els aspectes clau que contribueixen a l'assoliment de l'objectiu principal d'optimitzar els processos de l'organització a l'empresa: minimitzar els costos.
